Quelques conseils pour prendre soin de vos chiffres et les rendre crédibles avant de présenter un bilan

1 – La fameuse équation financière :

En principe :

Solde Clients Début Exercice (+) Total Facturation HT (–) Total Avoirs HT (+) Total TVA facturée (–) Total TVA sur avoir (–) Solde Clients Fin Exercice = Clients encaissés/Exercice.

Equation :

*- Si régime Encaissement : Clients Encaissés/Exercice = Chiffre d’affaire déclaré à la TVA (HT + TVA). *
– Si régime Débit : Total Facturation HT (–) Total Avoirs HT (+) Total TVA facturée (–) Total TVA sur avoir = Chiffre d’affaire déclaré à la TVA (HT+TVA).

Remarques :

– Si l’équation est déséquilibrée faite le tirage des comptes Clients et comparez les mouvements mensuels avec les états des encaissements déclarés à la TVA.

A part les erreurs d’imputation à corriger et s’il n’est pas possible d’y remédier, par exemple un cas d’encaissement loupé (non déclaré à la TVA), il vaut mieux passer cet encaissement ailleurs et provisoirement (553 ou n’importe quel compte du passif pour le déclarer et régulariser l’écriture. Quand l’inspecteur recalculera l’équation, il n’aura rien à se mettre sous la dent).

– Si régime débit, les avances non encore facturées doivent être aussi déclarées à la TVA et régularisées l’exercice qui suit.

– Normalement, le solde du compte de la TVA collectée doit correspondre au calcul de la TVA sur le solde du compte clients. Autrement dit, la TVA collectée non encore déclarée et figurant dans le compte 4455 au 31-12-N, doit correspondre à la valeur du solde du compte 3421 divisé par le taux de TVA. Exemple solde 3421 Dbt. 12.000 dh ==> solde compte TVA collectée Crd. 2.000 dh.

– Fiduciaires : Pour les clients qui cherchent toujours à s’échapper du paiement de la TVA, conseillez-les de faire un effort et payer au moins le dernier mois ou le dernier trimestre de chaque année. Le crédit de TVA qui dure (sauf exception export ou butoir), est mal vue par le fisc et des fois il est la cause du déclenchement d’un contrôle fiscal (laqaddar Allah o Allah ya7fad ).

2 – La Marge brute (ou marge commerciale) :

– Il faut s’assurer qu’elle est conforme aux normes prévues dans la branche d’activité de la société et qu’elle ne présente pas de grands écarts et discordances par rapport aux marges brutes des années antérieures.

– Faire Attention : La marge brute ne doit jamais être négative. Elle doit couvrir au moins les autres frais et charges.

– Un suivi des stocks régulier (de préférence informatisée) permet d’éviter des mauvaises surprises en fin d’année lors de la détermination du stock final et du calcul comptable de la marge brute.

– Si le suivi du stock est manuel, il faut exiger au client de procéder à un contrôle matière en quantité. C’est la porte préférée du fisc pour faire une reconstitution du chiffre d’affaires, car les malins savent bien que la majorité des sociétés ne maîtrisent pas leur stock. Alors, il n’y a pas meilleur qu’un bon suivi des stocks.

3 – Les autres charges :

– Un déficit sur amortissement est admis par le fisc. Par contre un déficit sur exploitation doit être justifié par une mauvaise conjoncture ou catastrophe naturelle par exemple. Ce déficit devrait être exceptionnel et non pas durable.

– Certaines sociétés même s’elles paient la cotisation minimale s’aventurent toujours à présenter des résultats déficitaires. A quoi bon ? A mon avis, attirer les mouches du fisc…

– Votre devoir est de leur conseiller d’éviter les déficits sur exploitation durables. Le fisc n’est pas dupe, un déficit qui dure longtemps se traduit automatiquement par des comptes courants associés créditeurs gonflés – par le noir non déclaré – et par conséquent par un gonflage des charges sur exploitation. Alors que de l’autre côté, le Chiffre d’Affaires déclaré est médiocre.

– Des fois, ce déficit sur exploitation est dû à des charges (exceptionnelles) qui n’ont pas un caractère répétitif (par mois ou par année) et devraient normalement être immobilisées et amorties sur plusieurs exercices.

– Il existe des sociétés qui débutent leur activité sans réalisation de chiffre d’affaire durant les premiers exercices. Elles font des acquisitions en immobilisations et engagent des charges. A mon avis, il ne faut pas dégager de déficit sur ces charges alors qu’il n’y a pas de ventes. Faites transférer ces charges au compte d’immobilisations en non-valeur (charges à répartir sur plusieurs exercices) ou bien si vous jugez qu’il y aura des ventes durant l’exercice qui suit pour les absorber, vous les passez au compte de charges constatées d’avance. Evitez de déclarer des déficits sans chiffre d’affaire.

– Puisque la CM est due, conseillez à vos clients de dégager un bénéfice minimum de telle sorte que : Résultat fiscal x taux IS = CA x taux Cotisation minimale.

• Exemple IS = 30 % et CA = 10.000 dh = RF = 10.000 / 30% x 0,50% = 166.67. Dans ce cas dégagez un bénéfice minimum de 1,67 % du CA.**
• Exemple IS = 17,50 % et CA = 10.000 dh = RF = 10.000 / 17,50% x 0,50% = 285.71. Dans ce cas dégagez un bénéfice minimum de 2,86 % du CA.**
• Exemple IS = 8,75 % et CA = 10.000 dh = RF = 10.000 / 8,75% x 0,50% = 571.43. Dans ce cas dégagez un bénéfice minimum de 5,71 % du CA.**

– Ne passez jamais des factures regroupées en un seul bloc (par mois par exemple sans détail), ni des ventes ou des encaissements groupés. C’est un motif de rejet de la comptabilité. Les écritures comptables doivent toujours être détaillées et individualisées surtout les ventes.

– Pointez les factures passées au compte vente, il ne doit pas y avoir de numéros de factures qui sautent.

– Evitez les écritures fictives sans justificatifs. Si le client ne présente pas les factures à temps, prenez le soin de provisionner les achats et charges dans le compte 4417. Protégez-vous avant de penser à protéger vos clients. Lors d’une vérification, un client pourra toujours se défendre qu’il n’était pas au courant de l’écriture fictive. Par contre si vous lui demandez un écrit et voire même s’il apporte une facture bidon vous êtes protégés.

– Une bonne analyse des comptes et un toilettage des chiffres est louable. Demandez à vos clients de vous fournir les situations (ou fiches) des clients et fournisseurs et faites les régularisations qui s’imposent. Attention à la TVA sur les créances soldées par 6182 ou bien 6582, il faut la déclarer et la payer à l’Etat.

– Pour les créances douteuses, provisionnez-les. Mais pour que la provision soit admise fiscalement, le client a un délai d’un an pour intenter une action en justice.

– Exigez toujours en premier lieu, tous les relevés bancaires avant de transmettre les comptes d’attente (que j’appelle les comptes poubelles) à vos clients pour les justifier. Ne laissez jamais ce geste en dernier lieu.

– Certains clients n’apportent que les factures payées. Demandez-leur de présenter les factures non encore réglées à la date du 31-12-N pour les passer en comptabilité en fournisseurs ou en charges à payer.

– Le compte 61365 (honoraires, commissions, etc…) doit être déclaré dans l’état annuel des honoraires, ainsi que le compte R.R.R. Accordées hors factures.

– Les retenues à la source des revenus des sociétés étrangères et sur les dividendes doivent faire l’objet des déclarations fiscales à déposer avant le 31-03-N+1. Voir CGI. il peut y avoir d’autres déclarations fiscales, faites un contrôle de ce que vous avez payé.

– Enfin ne pas oublier la réintégration des charges non courantes, des charges sur exercices antérieurs et des excédents d’amortissements ou des redevances de leasing des véhicules dépassant 300.000 dh TTC ainsi que les écarts de conversion….

– Attention aux écarts de conversion : la règle comptable stipule que seules les pertes latentes (de change) sont comptabilisées, alors que fiscalement aussi bien les pertes que les gains latents de change sont imposables ou déductibles selon le cas au titre de l’exercice de leur constitution (article 9 du CGI).

– Eviter la saisie des écritures sur la base des relevés bancaires. Réclamez les pièces bancaires, vérifiez et passez vos écritures. Sinon conseillez à vos clients de contrôler eux-mêmes, les mouvements de leurs relevés avant de vous les transmettre. Des fois les banques font des gaffes.

– Pour les promoteurs immobiliers : faites des tableaux (Excel) de prévisions du Chiffre d’affaires et des Charges pour faire un suivi régulier et éviter les mauvaises surprises : Exemple : Prix de vente définitifs des lots inadéquats avec les factures de charges.

4 – S’assurer des équilibres suivants :

– Salaires bruts / Paie = salaires bruts / CNSS = Salaires comptabilité 6171 = Bilan (détail des charges et CPC) = Etat annuel des salaires (ex. état 9421) .

– Solde comptes 613 locations ou leasing = 12 mois = tableau location (19) ou leasing (7).

– Comparez le total des mouvements crédit du compte VENTES HT (711) avec le total des mouvements crédit du compte TVA COLLECTEE (4455). En multipliant le premier par 20% 10% ou 7% (selon votre taux TVA) vous devez retrouver par exemple l’équilibre : cpte (711) x 20% = cpte (4455). S’il y a des écarts faites le pointage mois par mois et vous allez trouver l’écart.

– N’oubliez pas à provisionner toutes les charges de l’exercice/12 mois : assurances, téléphone, agios, eau et électricité,

– Les immobilisations corporelles : Comptabilité = bilan = Déclaration annuelle de la Taxe Professionnelle. Sauf exception : matériel de transport exonéré de la TP et immobilisations encours. J’avais conseillé aux comptables qui reçoivent des factures tardivement de comptabiliser ces acquisitions en immobilisations en cours. 239…puis régulariser l’exercice suivant.

– Faites le point avec votre client et présenter lui l’historique des immobilisations corporelles et demandez-lui l’inventaire de ses immobilisations. Il y a sûrement des immobilisations qui n’existent plus mais qui sont toujours inscrites en comptabilité. Faites la toilette de ces comptes pour lesquels il va payer la Taxe Professionnelle alors qu’il ne devrait pas.

– La caisse ne doit à aucun moment de l’exercice présenter un solde créditeur. Si en fin d’année elle est débitrice mais à certains moments de l’année elle est en rouge, faites appel au compte de virement de fonds pour combler le rouge et soldez-le en fin d’année. Le vérificateur ou l’auditeur n’y pigeront que dalle.

– Attention aux comptes courants associés bien trop engraissés qu’il ne faut. Désormais le fisc les tient à l’œil car c’est du noir maquillé en apport personnel. Votre client devrait être au courant et être en mesure de justifier les sources de ses revenus : soit déclarées à l’IR, soit ayant fait l’objet des transactions immobilières ou mobilières ayant payé l’IR, héritage, emprunts ou bien provenant du paradis fiscal qui est l’agriculture toujours exonérée.

– Par contre évitez les comptes courants associés débiteurs. La société peut être appréhendée par le fisc pour payer la TVA et la retenue à la source sur les intérêts non payés par les associés à la société. Par ailleurs sachez que juridiquement les avances en comptes courants associés sont interdites. Voir article 38 de la Loi sur les SARL.

5 – Dossiers des clients ayant contracté des crédits bancaires :

– Si votre client fait appel au crédit bancaire, son bilan doit respecter l’équilibre juridique et financier :

– Equilibre juridique : La situation nette doit être toujours supérieure ou égale à 25% du capital social. Autrement dit les déficits cumulés ne doivent pas dépasser 75% du capital social

– Equilibre financier : Le fonds de roulement doit être toujours positif : Capitaux permanents – Actif immobilisé. (Obligation de la Banque du Maroc pour l’octroi des crédits).

– Si le client a signé une lettre de blocage des comptes courants associés, le solde de ce compte qui apparaît au bilan doit être supérieur ou égal au montant cité dans la lettre de blocage.

– Si les pertes cumulées ont dépassé la limite de 75%, il ne faut pas oublier de tenir une AGE, 3 mois après la prochaine AGO qui va être appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Cette AGE doit décider soit la dissolution anticipée soit la continuité et l’engagement d’augmenter le capital et régulariser la situation nette > 25%.

– La réserve légale ne doit pas dépasser les 20% du capital social pour les SARL 10% pour les SA.

6 – Un point important à ne pas négliger et ce conseil est lié aux écritures fictives. Alors exigez à vos clients de:

• Soit vous apporter le stock final en quantité et en valeur sous forme d’un état ou un courrier signé et cacheté.
• Soit dans le cas où c’est vous qui déterminez le stock, de lui faire signer un papier qui certifie que c’est lui qui vous a adressé le stock puisqu’il est d’accord.

Ne vous aventurez pas à passer des écritures sans justificatifs.

L’idéal serait de dresser un rapport à l’occasion du bilan et le signer conjointement avec votre client et y insérer tous les détails et décisions prises pour la confection du bilan définitif y compris les cochonneries qu’il a exigé et gardez un exemplaire du rapport. Ainsi, il ne vous dira jamais qu’il a oublié, qu’il n’a jamais accepté quoi que ce soit ou bien qu’il n’était pas au courant.

Rappelez-vous : quand le contribuable est coincé par le fisc ou par ses associés, sa mémoire devient courte et il cherche à tout prix un bouc émissaire.

Une astuce pour les comptes courants associés créditeurs (446300).

Si votre dossier comporte de comptes courants associés créditeurs (446300) immobilisés et qui ne fait jamais l’objet de remboursement ni de mouvements en tant que dette de passif circulant (exigible), je vous conseille de le transférer au compte : 148500 Avances reçues et comptes courants bloqués (rubrique 148 Autres dettes de financement).

Généralement et dans la pratique, on trouve le CCA (4463) qui finance une grande partie des immobilisations et cela provoque un déséquilibre financier mal vu par la banque en cas de demande de crédit et qui est prohibé par la Banque du Maroc.

En virant le 4463 au 1485, la banque ne vous obligera pas à augmenter votre capital et se contentera le cas échéant d’un simple engagement légalisé de blocage de compte courant associé.

Fiscalement, votre CCA ne sera pas épinglé par le fisc, il sera dissimulé légalement (respect du CGNC).

Source, Le grand ABDORABBIH M. Abdelkarim